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Como criar o conceito do seu evento

Para ter um evento bem produzido e planejado, é preciso estabelecer diversas medidas e ações estratégicas. Seja qual for o evento, ele deve levar em consideração o objetivo que deseja alcançar, por isso, o conceito do seu evento deve estar ligado à temática do evento, para que a sua equipe possa colocar em prática seu plano de ação.

Com um conceito bem pensado, você atrai seu público-alvo e garante a colaboração de seus patrocinadores. Ele serve para direcionar o seu projeto, para que alcance os objetivos com eficiência. 

PESQUISAS

Nem todas as ideias surgem do nada. Uma das formas é investindo em uma pesquisa aprofundada, voltadas para o que o seu público está direcionado. Você deve buscar conhecer melhor seus gostos, necessidades e preferências.

Além disso, para a o conceito do seu evento seja único, você deve ter atenção aos serviços oferecidos pelos seus concorrentes e pensar nos diferenciais que você pode oferecer. A partir disso, você deve definir o seu tema. 

REFERÊNCIAS

Após definir seu tema, você pode buscar inspirações para iniciar o planejamento e a preparação do seu evento. Procure diferentes referências para entrar em contato com ideias que podem te ajudar.

A internet facilita essa tarefa, com as diferentes plataformas para se inspirar, como pinterest e instagram. A partir dessa busca, você pode desenvolver o conceito do seu evento, mesmo que apenas uma base.

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EQUIPE

Ter uma equipe é essencial para que você possa distribuir as tarefas. O peso deve ser dividido entre uma equipe com profissionais qualificados, que estejam dispostos e motivados a cumprir com todas as etapas.  

A carga de tarefas deve ser bem organizada para que os passos sejam realizados da melhor maneira. Os membros das equipes devem ser selecionados pensando na melhor forma de contribuir para a criação do conceito do seu evento, a realização dos processos e como os conhecimentos das partes da equipe podem se unir em favor da produção.  

MARKETING E DIVULGAÇÃO

Essa etapa depende do entendimento de técnicas, métricas, design e pesquisa para adaptar a mensagem do seu evento e a linguagem ao seu público-alvo. Caso você não se sinta apto, procure profissionais qualificados para conduzir essa tarefa.

Além disso, novas ideias podem surgir durante o processo de divulgação, e para motivar essa participação do público, é necessário uma divulgação adequada. 

FEEDBACK

O feedback tem extrema importância, tanto na criação do conceito do seu evento, quanto no fim dele. É sempre necessário considerar o feedback do público e dos que participaram da produção do evento. Isso pode ajudar na preparação de próximas edições.

Com a opinião de todos em mãos, você pode avaliar se suas estratégias foram eficientes e observar os pontos fracos da organização.

5 passos importantes para a organização do evento corporativo

O processo para organizar um bom evento corporativo pode ser um desafio que envolve diversas variáveis. Por isso, o planejamento é essencial para qualquer organizador, que pode minimizar os possíveis problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados.

Uma cultura organizacional deve prezar pela interação e conexão entre a sua equipe, parceiros e clientes. Promover um evento corporativo reforça a sua cultura organizacional, ajuda na promoção da marca, estreita relacionamentos, melhora o nível de motivação e engajamento dos profissionais.  

1) Equipe eficiente

O primeiro passo que o produtor deve realizar é montar uma equipe completa com profissionais competentes, com o objetivo de delegar as tarefas e realizar as pesquisas complementares.

 O papel do produtor é atuar no gerenciamento das frentes de trabalho, acompanhando os processos e mantendo uma visão geral dos acontecimentos. Isso pode cooperar que tudo aconteça no tempo certo. 

2) Definir uma estratégia

Dentro de um evento corporativo, o planejamento detalhado deve ser traçado pelo produtor, com todas as etapas da organização do evento, delegando responsabilidades, elegendo prioridades e acompanhando os processos.

Os objetivos, assim como a persona do evento, devem estar claros para que o planejamento se adeque ao público-alvo, o que gostam de fazer, o ambiente que se sentem confortáveis e felizes. Isso pode definir o sucesso do evento.

Para facilitar o desenvolvimento das estratégias e a distribuição de tarefas, você pode montar um cronograma acompanhado de um checklist com todas as etapas do planejamento. O desenvolvimento de um cronograma completo pode garantir que tudo aconteça dentro dos prazos e sem atrasos, para que o seu evento corporativo seja entregue em perfeitas condições. Ele deve abordar não só o dia, mas tudo que antecede e sucede o evento.

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3) Levantamento e orçamento

Antes de fechar pacotes e orçar, faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas. Isso ajuda a poupar tempo e dinheiro. A verba disponível define a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Por isso, faça uma planilha para organizar todos os gastos.

Para ajudar no orçamento, você pode buscar patrocínios que, além de aliviar os gastos, são uma ótima oportunidade para iniciar parcerias duradouras e fortalecer sua rede de networking. 

4) Data e local

Para definir o local e a data do seu evento corporativo, alguns fatores devem ser levados em consideração. É necessário evitar épocas de muito estresse para os funcionários, como o final de mês. Além disso, deve ser realizado em dia útil, fora do horário de trabalho.

Para o local, deve-se levar em conta o espaço, a infraestrutura e a localização.  

5) Comunique

Considere formas eficientes de comunicar seus funcionários, de forma pessoal, como um mailing atualizado de toda a empresa. Esse canal pode ter mais alcance e eficiência sem gerar custos adicionais.

É importante lembrar que depois que o seu evento corporativo passar, é hora de saber se a sua tarefa foi bem executada, captando as impressões de que estava envolvido, sejam convidados ou quem participou do planejamento. Para os convidados, você pode mandar por e-mail, não esquecendo de agradecer a presença e convidar para dar um feedback.

Confraternização corporativa de final de ano: Já é hora de planejar!

Uma confraternização corporativa de fim de ano é uma ótima oportunidade de apresentar os bons resultados do seu negócio ou mesmo fechar o ano de uma maneira memorável para todos os seus funcionários, e nada melhor do que utilizar uma data marcante como o natal ou o ano novo. Isso pode deixar os colaboradores mais animados com o que está por vir.

Esse tipo de evento pode incentivar a socialização entre os colaboradores, oferecendo um espaço de descontração para que pessoas de diferentes setores se conheçam melhor, aumentando a afinidade. Além disso, as comemorações contribuem para elevar a produtividade dos colaboradores, melhorar engajamento com a companhia e promover a imagem do negócio eternamente.

Alinhar evento com as estratégias do negócio

Para que o seu evento possa criar resultados positivos para a empresa e colaboradores, ele precisa estar de acordo com a cultura e valores da organização. Quando esses quesitos estão devidamente alinhados, a confraternização corporativa pode fortalecê-lo.

Pensar em um evento com esse conceito em mente ajuda a adequá-lo a reputação que a companhia quer construir e ao perfil dos funcionários.

Colaboradores

Tornar os colaboradores engajados é uma tarefa importante. Você pode criar expectativas fazendo com que se sintam parte do planejamento, buscando opiniões, preenchendo formulários de e-mail ou deixando caixas de sugestões em lugares estratégicos. Assim, todos terão uma sensação de contribuição no evento.

Foto: evento Latam Airlines (Divulgação).

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Antecedência

Para organizar qualquer tipo de evento corporativo, o planejamento realizado com antecedência é necessário. Imagine só ter que planejar um evento de última hora, no caos de fim de ano, competir o espaço na agenda com outras celebrações.

Planejar de última hora significa perder oportunidades. As agendas dos fornecedores estarão cheias, e será difícil conseguir um encaixe para as suas demandas.

Por isso, antecipe o máximo para garantir o local e datas ideais, um espaço na agenda dos fornecedores, além de um espacinho na agenda dos seus convidados.

Defina a data e o horário

Entre as primeiras decisões para realizar a sua confraternização corporativa, é decidir se ela será feita durante a semana, após o expediente ou em um fim de semana. Você pode optar, também, por garantir datas alternativas como segurança.

Comunicação

Se você planeja uma confraternização corporativa com muito engajamento e presença, capriche na comunicação. Assim, seus colaboradores terão uma visão positiva do evento. Invista no convite, lista de atrações, além de promover uma interação que pode ser realizada antes, durante e depois nas redes sociais, compartilhando fotos e demais lembranças da festa.

Evento corporativo: a importância de planejar um para a sua empresa

O evento corporativo é uma das melhores estratégias para criar uma conexão entre os stakeholders (pessoas que têm interesse na gestão de empresas ou na gestão de projetos) e funciona como meio para estreitar os laços de relacionamento.

Os vínculos interpessoais e emocionais são desenvolvidos a partir do contato real, e essa é uma das principais motivações para planejar um evento corporativo para a sua empresa. Por meio deles, você pode reforçar alguns aspectos, como posicionamento de marca, presença no mercado, atrair e reter clientes, motivar equipes, relacionamento interpessoal, entre outros. Empresas que buscam trabalhar de maneira mais humana buscam os eventos corporativos para manter um relacionamento mais próximo com os públicos interno e externo.

Segundo uma pesquisa realizada pela Harvard Business Review com a Splash, notou-se que 1 terço das grandes empresas já investem mais de 20% do orçamento de marketing em eventos.

Para os eventos corporativos, existem modelos que distinguem pelos formatos, conteúdos, abordagens e objetivos, como congressos, convenções, feiras, palestras e conferências, além de muitos outros.

Existem algumas pessoas que acreditam que os eventos corporativos servem apenas para gerar custos desnecessários, mas essa demonstra ser mais uma oportunidade de gerar negócios. O evento corporativo se caracteriza como um investimento, e gera porcentagens significativas de retorno financeiro aos organizadores.

Estratégia de marketing e geração de Leads de vendas

Realizar um evento corporativo com planejamento e organização, é possível cumprir com seus objetivos. Os eventos devem proporcionar experiências para quem participa, impactar positivamente a vida das pessoas que por lá circularam. Deve ser uma oportunidade para novas ideias.

Preparar um evento corporativo e direcioná-lo ao público alvo correto pode ser a estratégia ideal para captar novos leads. Ao alinhar-se aos interesses em comuns, a consequência é o marketing boca a boca, o compartilhamento e a atração de novos leads.

Visibilidade

Investir em eventos corporativos pode aumentar a visibilidade da sua marca. Em eventos de lançamento de produto ou institucional, com um bom planejamento de comunicação, a empresa tem a chance de ganhar mais exposição, mais espaço na imprensa e nas mídias sociais, por meio dos compartilhamentos.

Pode ser a oportunidade ideal para reunir uma determinada audiência e mostrar a força da marca, a perseverança da sua empresa e a postura positiva da sua equipe. Passar a sua visão para um grande público de uma forma pessoal é a chance para expandir o seu poder de influência. Por fim, devemos sempre lembrar da famosa frase: “Quem não é visto, não é lembrado”.

Fortalecimento da marca

Evento significa acontecimento. Através deles, você comunica a visão da sua empresa, mostra novas formas de conduzir um trabalho, além de poder realizar o treinamento e desenvolvimento de seus funcionários. Tudo isso colabora para fortalecer a sua marca, reafirmando posicionamentos e contribuindo para soluções em equipe.

Networking

Podem ser ideais para desenvolver relacionamentos entre colaboradores e diferentes empresas, e que pode gerar novos negócios, parcerias e projetos.