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Instagram para empresas: saiba como usar na realização do seu evento

Uma das áreas mais importantes na organização de um evento corporativo é a divulgação. O produtor deve saber gerar engajamento para alcançar o público que deseja atingir. Hoje, uma das ferramentas de maior impacto é o Instagram para empresas. Mas, você sabe como utilizá-lo em seu evento corporativo?

O Instagram é uma rede social de compartilhamento de fotos com mais de 800 milhões de usuários, segundo dados atualizados em outubro do ano passado. O Brasil é o segundo país no ranking de número de contas, com 50 milhões de usuários. Por isso, destacar seu evento e seu cliente em meio a tanta informação é uma tarefa que exige estratégia!

Confira nossas dicas para otimizar a divulgação do seu evento de forma orgânica!

Disponibilize internet gratuita aos convidados

Se o seu objetivo é fazer com que os convidados utilizem o Instagram de forma orgânica, disponibilize uma rede wi-fi gratuita e passe longe das burocracias: evite utilizar aquelas redes abertas que exigem cadastro e login dos participantes. Além de ser chato, pode deixar seu público desconfortável.

Espalhe plaquinhas com o nome da rede e a senha pelo ambiente. E, claro, certifique-se de que a banda de internet escolhida suporta a quantidade de convidados do evento.

Crie uma hashtag para a divulgação do seu evento

Seu evento deve ter uma hashtag (#) personalizada. Crie um nome bacana, que faça referência à marca/empresa patrocinadora, e posicione a hashtag em locais estratégicos, como atrás das cadeiras (caso seu evento seja uma palestra ou workshop, por exemplo).

Monte um cenário para as fotos

Logo na entrada do evento, monte um cenário com estrutura de qualidade para que seus convidados se sintam estimulados a utilizar o Instagram. Você pode inserir um fundo com o logo dos patrocinadores ou a marca da empresa que está oferecendo o evento. É uma chance de aumentar o engajamento do público com a organização.

Projete as fotos em um telão

Para aumentar a integração entre o público, contrate um serviço de rastreamento das fotos publicadas e projete todas elas em um telão durante o evento. Você vai surpreender seus convidados!

Certifique-se apenas de que o telão esteja posicionado em um local onde não atrapalha o objetivo central do evento. Se for um simpósio ou convenção, por exemplo, o telão não pode atrapalhar as atividades principais.

Amplie a estratégia e entregue as fotos como lembrança

Uma estratégia de divulgação integrada é aquela que consegue unir diferentes ações em torno de um mesmo objetivo. Se você planejou o evento com o objetivo de fazer o público utilizar o Instagram para divulgá-lo, por que não entregar lembrancinhas com as fotos que eles tiraram? É uma maneira de sinalizar que você se importa com os participantes e que deseja que eles tenham lembranças positivas do evento.

O uso do Instagram para empresas e eventos corporativos deve fazer parte do plano de comunicação do produtor. Assim, você conseguirá atingir seu público de forma orgânica e gerar engajamento dos clientes, garantindo uma experiência única e alcançando o objetivo do evento.

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Saiba os erros mais comuns na organização de eventos corporativos

Eventos corporativos costumam ser uma vitrine importante para as empresas, e é por isso que é fundamental garantir o sucesso desses encontros. Eles são uma oportunidade única de aproximar colaboradores, encantar clientes, e encontrar parceiros do negócio. Por isso, neste post, elencamos uma lista completa dos erros mais comuns na organização de eventos corporativos. Confira a seguir!

Não definir o objetivo do evento

Sabe aqueles eventos com diversas atividades desconexas, com palestras cujos temas não conversam entre si, e com públicos variados? Eles pouco parecem eventos corporativos, e mais aparentam ser um encontro sem foco ou organização. Isso não é prejudicial apenas para a imagem da empresa que está propondo o evento, mas também atrapalha o entendimento dos convidados sobre o que a organização quer comunicar.

Para evitar este tipo de erro, tenha em mente qual é o objetivo do evento desde a primeira etapa (concepção) até o feedback final. Ao longo dos dias anteriores, lembre-se de checar se a meta está sendo cumprida. Se o objetivo é melhorar a percepção dos colaboradores, por exemplo, faz mais sentido trazer o presidente da empresa para uma conversa descontraída, ou um palestrante de fora que pouco sabe sobre o clima organizacional? Pense nisso!

Dispensar um planejamento acurado

Definido o objetivo, é hora de colocar no papel tudo o que será necessário para o evento. Pense em tudo mesmo, inclusive em detalhes que não aparentam ser tão importantes, mas que, no dia, fazem toda a diferença. Não confie apenas na sua cabeça, por maior que seja sua experiência na organização de eventos corporativos.

Coloque tudo em um papel: local, decoração e iluminação, estrutura, som, alimentação, móveis, internet, locomoção, hospedagem (caso seja necessário), entre outros itens. Mantenha uma planilha organizada, com o prazo de cada item, o custo, o orçamento disponível, o status (entregue ou em espera, por exemplo).

Esquecer de fazer um cronograma

Mesmo que o prazo para o planejamento esteja apertado, não dispense o uso de um cronograma. Eles são uma ferramenta importante para manter sob controle todos os seus deadlines.

Uma boa alternativa é deixar esse arquivo em um diretório aberto, como a nuvem, por exemplo. Assim, você pode acessá-lo de qualquer lugar, inclusive durante negociações com fornecedores, e estabelecer os melhores prazos para entrega.

Outro ponto importante: pense em tudo o que você pode antecipar. Se você vai distribuir folhetos, marque a entrega deles para uma semana antes do evento, em vez de apenas um dia. Caso o fornecedor atrase, você ainda tem uma margem confortável de tempo para contornar a situação.

Economizar na alimentação ou no sistema de som

Um erro muito comum durante a organização de eventos corporativos é achar que a alimentação é um componente secundário. Pelo contrário, é fundamental oferecer alimentos de boa qualidade, gostosos, bem apresentáveis e de procedência confiável. Imagine um workshop onde todos os participantes começam a passar mal por causa da comida? Esse é um risco que nenhum produtor de eventos pode correr.

O mesmo vale para os sistemas de som e vídeo. Se você está planejando um evento com ciclos de palestras, os microfones, a acústica, os computadores e outras ferramentas utilizadas pelos participantes precisam estar funcionando muito bem.

Direcionar a divulgação para públicos que não são o seu

Quem você quer alcançar? Qual o público que está presente na definição do seu objetivo, quando você pensou nos resultados que quer atingir com o evento? É fundamental ter isso em mente durante toda a gestão do planejamento. Como você vai fazer com que as informações sobre o evento cheguem até esse público?

Apenas estar presente nas redes sociais não garante uma comunicação certeira. É preciso identificar quais são as ferramentas utilizadas pelo seu público. Eles preferem receber informações por e-mail, em um panfleto, em um convite personalizado? Se você souber onde encontrar seu público, a divulgação se tornará muito mais efetiva.

Utilizar fornecedores que não são de confiança

Tenha uma lista de fornecedores de confiança, aqueles com os quais você sabe que pode contar, e que podem inclusive quebrar algum galho para você caso seja necessário. Se preferir, busque um fornecedor único, com boa reputação no mercado.

Caso você queira inovar e contratar um fornecedor novo, busque referências de como é o trabalho dele, fale com clientes antigos, observe as entregas com antecedência, caso seja possível no caso de alimentos, por exemplo, vale fazer provas antes do evento.

Não encarar o evento como um projeto

A gestão do evento corporativo só funciona se você encará-lo como um projeto, ou seja, como um empreendimento que precisa de planejamento prévio, ferramentas de gerenciamento e resultados mensuráveis. Mesmo que você esteja a bastante tempo no mercado, encare cada evento como uma nova oportunidade de demonstrar suas habilidades.

Estabelecer métricas também é importante. Fazer uma pesquisa de satisfação pós-evento, por exemplo, pode ser uma alternativa bacana. Definir metas específicas dentro do objetivo maior do evento também  É interessante pensar em opções de ferramentas que consigam responder se o objetivo inicial do evento foi alcançado.

Fazer tudo sozinho

Por menor ou mais simples que o evento pareça ser, você sempre precisará lidar com uma diversidade ampla de tarefas. Não tente fazer tudo sozinho. Além de você se sentir sobrecarregado, provavelmente terá menos tempo para se dedicar aos detalhes em cada uma das etapas do projeto.

Aprenda a delegar funções. Estabeleça um time fixo para cuidar das tarefas relacionadas ao evento. Deixe claras, em uma planilha disponível a todos, quais são as atividades de cada um. Assim, você conseguirá gerenciar a equipe de forma integrada, reduzindo os riscos de erros.

Não trazer novidades

Se o seu evento é igual todos os anos, alguma coisa está errada. Mesmo que você tenha encontrado uma boa estratégia de organização, é importante ter criatividade.

O público quer ter surpresas agradáveis, ver inovação, e se sentir parte do que está acontecendo no ambiente. Para oferecer essa experiência, fique ligado nas tendências do setor de eventos, nas novidades que podem ser aplicadas no seu evento e para os seus convidados.

Vale lembrar que toda inovação precisa ter a ver com a temática do evento, e, é claro, com o objetivo (viu como ele aparece em várias etapas do planejamento?). Também não é bacana inovar apenas por inovar, e trazer atrações que não tenham nada a ver com o seu público ou que não agregam valor real à imagem da empresa.

Não utilizar a tecnologia a seu favor

O que a tecnologia pode fazer para impulsionar ainda mais seu evento? Elabore estratégias para utilizar essas variáveis como agregadoras do seu projeto.

Por exemplo, se você sabe que seu evento terá repercussão entre o público interno, incentive os colaboradores a utilizarem as redes sociais, a compartilharem informações, a trocarem contatos entre si por meio dessas ferramentas. O marketing orgânico será muito maior e mais eficiente.

O mesmo vale para as estruturas do evento. Se o espaço não conta com salas muito grandes, por que não investir em telões de alta definição? Alguns congressos já utilizam sistemas de isolamento e tratamento acústicos para que dois palestrantes possam, por exemplo, se apresentar ao mesmo tempo em um mesmo espaço. Busque soluções que possam facilitar o dia a dia do evento.

Atrasar o credenciamento

O credenciamento é a apresentação do seu evento corporativo. Se você atrasar esse momento, os convidados ficarão com uma primeira impressão negativa, e isso pode marcar a percepção deles sobre o evento inteiro. O mesmo vale para desorganização ou falta de estrutura na hora de credenciá-los.

Certifique-se de que você tem postos de atendimento suficientes para não atrasar os credenciamentos. É importante lembrar de alguns pontos: os convidados chegarão todos no mesmo horário ou não? Existem categorias diferenciadas de convites, ou tipos de entrada? Palestrantes ou convidados VIP precisam se cadastrar? Leve tudo isso em consideração para evitar constrangimentos.

Esquecer de fornecer informações importantes

Os participantes têm de ter acesso a todas as informações indispensáveis à realização do evento: horário, local, como se deslocar, preço, participantes, entre outras. Isso é básico.

Mas, para além disso, é fundamental fornecer informações no dia do evento: onde encontrar banheiros, como se deslocar, quais são os documentos necessários para a entrada no evento e qual a senha do wi-fi. Isso mostra preocupação com o conforto dos convidados e também facilita as suas atividades ao longo do evento.

Não incentivar o networking

Outro erro aparente nos eventos corporativos é não dedicar parte da programação para rodadas de networking. Em muitos casos, os produtores deixam para que os convidados troquem conversas e contatos apenas em horários de intervalo, ou durante os coffee breaks.

Na realidade, é fundamental estabelecer espaços e horários para networking dentro do programa original. É uma maneira de estimular os executivos, clientes, fornecedores e outros convidados presentes a estabelecer conexões reais, pois eles se sentirão confortáveis o bastante para isso.

Não ser pontual com a programação

Pior do que atrasar o cadastramento é não ser pontual com a programação. Os convidados dedicaram tempo do dia deles para comparecer ao encontro, então o ideal é manter todas as atividades em seus respectivos horários.

Imprevistos podem acontecer, é claro. Um palestrante pode perder seu voo e atrasar. Neste caso, avalie a situação e estabeleça prioridades: é melhor atrasar todo o evento e esperar por esse convidado, ou seguir a programação normalmente? Não há fórmula mágica para responder a essas questões. É preciso prestar atenção ao que o público espera e decidir de acordo com o que vai melhor satisfazê-lo.

Demonstrar nervosismo ao resolver problemas

Parte do sucesso de um evento corporativo está em saber ter jogo de cintura. Se você planejou corretamente desde o início, as chances de algo sair errado são bem pequenas. Em todo caso, problemas podem aparecer a qualquer momento, por isso, esteja preparado.

Ao se deparar com uma situação não prevista, respire fundo e tente se afastar emocionalmente. Elabore uma linha de raciocínio que permita encontrar uma solução rápida, eficaz e com menos danos possíveis. Assim que encontrá-la, procure resolver tudo com naturalidade. Ao demonstrar nervosismo, você passa insegurança aos convidados e clientes.

Deixar o erro aparecer para o público

Eventos corporativos geram diversidade de impressões. A que mais importa é a do público. Por isso, se houver qualquer erro, resolva nos bastidores. Não faça alardes, evite comunicar o imprevisto a pessoas que não estão diretamente ligadas a ele ou que não podem resolvê-lo.

Se for inevitável controlar a percepção do público, seja transparente. Em alguns casos, é melhor ser franco para evitar aparentar que você está “acobertando” algo. Por exemplo, se o serviço de refrigeração de uma sala estragar, seja claro, avise a todos os participantes e busque uma solução. Pode ser trocar de sala, reorganizar a programação, etc.

Não avaliar o feedback

As métricas servem para medir a avaliação do seu evento. Não adianta elaborar relatórios para que eles fiquem esquecidos em uma pilha de papel. Busque feedbacks para as ações que você planejou, escute as reclamações (mesmo que o evento esteja perfeito, não há como agradar a todos), entenda as críticas e anote essas informações para a organização dos próximos encontros.

Você também pode e deve escutar o feedback da sua equipe, dos fornecedores, de quem trabalhou ao seu lado na construção do conceito do evento. E, é claro, sempre buscar o feedback do cliente.

Cortar o contato com os participantes

Os convidados do seu evento são potenciais participantes de eventos futuros. Mantenha contato com eles! Trace uma estratégia de comunicação que os faça lembrar do seu evento, da empresa que proporcionou o encontro, dos acontecimentos relevantes ao longo da programação.

Peça sugestões de como os próximos eventos podem ser melhorados, busque propostas inovadoras para as atividades realizadas, entre outras. Faça com que os participantes lembrem-se do sucesso do seu evento. Eles provavelmente gostarão de voltar aos próximos!

Planejar a organização de eventos corporativos não é uma tarefa fácil, mas pode ser bem executada com foco no objetivo do evento e a ajuda dos fornecedores certos!

O que você achou deste post? Compartilhe nas suas redes sociais, para que seus amigos também conheçam os principais erros na organização de eventos corporativos e saibam como evitá-los!

Como escolher a decoração e iluminação de um evento corporativo?

Um evento corporativo pode ter diversas finalidades: formar parcerias entre clientes e fornecedores, valorizar os resultados do público interno, fortalecer a marca da empresa. O fundamental em uma confraternização desse tipo é conseguir alcançar as metas propostas, e, para isso, decoração e iluminação são dois elementos imprescindíveis. Afinal, precisam estar alinhadas ao público e ao objetivo do evento.

Neste artigo, elencamos cinco dicas para ajudá-lo a definir a decoração e a iluminação do evento. Confira:

Saiba o objetivo do evento

O que o cliente deseja com esse evento? Melhorar as relações com fornecedores ou valorizar o trabalho dos colaboradores e melhorar sua produtividade? Estabeleça um objetivo e faça um briefing dos resultados que devem ser alcançados. A partir disso, a decoração e a iluminação devem ser pensadas para atingir esses propósitos. Além disso, lembre-se de alinhar os pedidos sempre ao seu orçamento, deixando uma folga para possíveis imprevistos.

Opte por uma decoração confortável e funcional

Para que a decoração seja funcional, estabeleça vias de acesso aos pontos principais do evento. Desse modo, não coloque flores ou arranjos para ornamentar passagens importantes. Se você está organizando uma convenção, por exemplo, onde haverá diversas palestras, lembre-se de liberar corredores e assentos para a livre circulação dos conferencistas e dos convidados.

Nas mesas de cofffe break, invista na decoração, mas priorize a funcionalidade: evite colocar arranjos de flores que atrapalhem o acesso aos alimentos.

Conheça os convidados

Seu público é formado por jovens empresários do setor de tecnologia? São mulheres líderes dentro de suas empresas? Conheça os convidados para saber que tipo de decoração pode atendê-los melhor.

Se estiver lidando com empresários da alta cúpula de uma multinacional, por exemplo, os acessórios precisam ser mais sóbrios, preferencialmente com cores neutras. Se, por outro lado, seu evento for dirigido a clientes, é interessante reforçar a identidade visual da empresa em pastas, canetas, bloquinhos e outros itens.

Verifique o espaço

Utilize o espaço a seu favor. Se você conseguir integrar itens da estrutura do local à decoração, melhor ainda. Se o ambiente tiver uma ampla área externa, por exemplo, como um jardim, é possível poupar investimento em flores ou decoração de rua. Fique atento a esses detalhes na hora de escolher o espaço.

Outra questão importante: o ambiente deve ter estrutura para acolher a decoração que você escolher. Se o seu evento pede longos panos de tecido, o pé direito da casa deve ser alto. Se você precisa fazer uma decoração com palco, é fundamental que o ambiente ofereça essa estrutura.

Integre luz e som

Iluminação e sonorização precisam trabalhar juntas. Como a maioria dos eventos corporativos tem som ambiente, é fundamental que o iluminador saiba que tipo de música estará tocando. Se for uma comemoração mais festiva, com músicas animadas, a escolha de luzes pode acompanhar esse tom, com cores mais vibrantes. Se, por outro lado, a melodia for sóbria, o ambiente também deve contar com cores mais sóbrias e pontos de luz discretos.

Investir em decoração e iluminação é uma maneira de tornar o espaço mais agradável e confortável para os convidados. Consultores e assessores com experiência no mercado corporativo podem ajudá-lo a tomar as melhores decisões e fazer do seu evento um sucesso!

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Checklist para eventos corporativos: o que não pode faltar?

Organizar um evento corporativo não é uma tarefa simples. Para que tudo ocorra perfeitamente, contar com um bom planejamento é fundamental. Existem alguns detalhes na organização de eventos que não podem ser esquecidos, porém, nem sempre é possível lembrar de tudo, não é mesmo?

Nesse contexto, o checklist eventos é uma ferramenta que tem sido muito utilizada para listar os itens essenciais para garantir o sucesso do evento.

As características do checklist (ou lista de verificação) podem variar de acordo com o tipo de evento e, assim, sofrer algumas alterações. No entanto, independentemente das particularidades que pode apresentar, ele é, de fato, extremamente útil para assegurar que todas as atividades sejam realizadas dentro do prazo e que nenhum detalhe importante seja esquecido.

Objetivos

A primeira coisa que precisa ser definida é o objetivo da empresa com esse evento. Assim, você conseguirá planejar as ações com foco nos resultados. Em seguida, adicione o nome, a data e o local de sua realização. Além disso, você deve saber o número total de pessoas. Dessa forma, ficará mais fácil planejar as ações, fazer orçamentos etc.

Divida seu checklist em categorias para ter controle sobre todas as áreas, distribuindo tarefas separadamente para as equipes. Nessa parte, inclua tudo o que será necessário para executar o evento, desde os contratos até as ações pós-evento.

Contratos e documentos

A realização de um evento corporativo depende, entre outros fatores, do trabalho de vários fornecedores. Sendo assim, é fácil esquecer quem já assinou ou não o contrato. Por isso, uma das categorias do seu checklist de eventos deve ser “contratos e documentos”.

Para não ter imprevistos ou, até mesmo, prejuízos devido à falta de um contrato, liste todos e confira atentamente se ele já foi enviado, se está realmente assinado pelas partes e a data da assinatura. Após a conferência, arquive todos em uma pasta ou local seguro e de fácil acesso.

A seguir, monitore os prazos e pagamentos de fornecedores. Defina, com cada um deles, o horário de chegada e entrega no evento. Anote essas informações em sua lista.

O mesmo deve acontecer com os pagamentos a serem realizados. Afinal, esquecer um pagamento pode comprometer todo o evento, causando o descumprimento de horários e serviços.

Estrutura

A categoria “estrutura” é fundamental, pois, nela será incluído todo o esqueleto, isto é, a base do evento. Entram nessa etapa itens como mesas e cadeiras, iluminação e sonorização, decoração e itens de segurança.

Nessa parte do checklist você pode colocar, também, materiais de apoio, tais como cestos de lixo, rádios de comunicação, lista de convidados etc.

Além disso, o organizador deve se preocupar com o ambiente no qual o evento acontecerá. Em determinadas situações, é essencial que o espaço ofereça refrigeração, garantindo o conforto dos participantes.

Não se esqueça de incluir no checklist a verificação e o teste do sistema de ar condicionado e os geradores (se for o caso). Verifique se há a possibilidade de disponibilizar acesso Wi-Fi para os convidados e os profissionais que atuarão no evento.

Profissionais

Essa categoria pode ser chamada, também, de “recursos humanos”. Nela, você deve listar os profissionais que deverão ser contratados, como recepcionistas, mestre de cerimônias, palestrantes, fotógrafos, cinegrafistas, garçons, seguranças etc.

Ao contratar colaboradores, inclua no checklist todas as informações pertinentes a esses fornecedores: nome da empresa, responsável, contatos (e-mail e telefone), entre outros dados pertinentes. Quanto mais informações reunir com esses profissionais, mais fácil será contatá-los quando necessário.

Divulgação

Embora algumas pessoas, infelizmente, não confiram a devido importância à divulgação, trata-se de um aspecto essencial para o sucesso de um evento corporativo e, portanto, deve ser adicionada ao checklist.

Essa categoria compreende a produção de convites, o contato com assessoria de imprensa e demais medidas relevantes para a sua promoção, tais como fotos, vídeos e materiais gráficos. Além disso, os crachás devem ser providenciados, facilitando a organização dos participantes.

Hospedagem e transporte

Caso o seu evento conte com profissionais e convidados de outras cidades, é fundamental incluir essa categoria em seu checklist. Faça parcerias com hotéis e, se possível, opte por acomodações próximas ao evento, facilitando o deslocamento dos envolvidos.

Se isso não for possível, ofereça veículos para transportá-los de suas acomodações até o espaço do evento. Alguns hotéis oferecem serviços de translado. Verifique essas informações com antecedência e simplifique o seu trabalho.

Alimentos e bebidas

Assim que souber o público estimado, poderá organizar e definir a quantidade de alimentos e bebidas necessários para o evento. Guarde uma cópia do cardápio e do menu de bebidas, verifique o que o buffet dispõe e o que precisa ser providenciado, como louças, talheres, taças e, até mesmo, fogões e freezers.

Se houverem pessoas de outras cidades hospedadas, confira se elas terão todo o suporte para as refeições durante os dias do evento. Caso contrário, inclua essa tarefa em sua lista para que todos saiam satisfeitos do evento.

O organizador também deve se preocupar com os brindes, logo, eles também entram em seu checklist. Defina qual será o brinde para seu evento e a quantidade necessária. Faça orçamentos e garanta que seu fornecedor entregará o pedido no prazo correto.

Evite surpresas e peça amostras do brinde, assim você confere o material e pode ficar tranquilo. Além disso, lembre-se que, no dia do evento, os brindes precisam de suporte. Estabeleça onde ficarão e qual equipe fará a entrega dos mesmos.

As atividades pós-evento também devem entrar no planejamento. Adicione tarefas como agradecimentos aos participantes, disparo de fotos e vídeos do evento (se houver) pesquisa de satisfação, entre outros. Essas ações são muito importantes e causam impactos positivos mesmo após alguns dias do evento.

Lembre-se de que, para gerar bons resultados, é indispensável usar e atualizar constantemente as informações. Afinal, de adiantará criar uma lista se todas as tarefas não forem acompanhadas de perto.

Sem dúvidas, o checklist eventos corporativos é uma ferramenta poderosa para planejar e acompanhar o andamento das atividades. Como mencionado, ele garante que todos os elementos fluam como planejado, evitando surpresas durante o dia do evento.

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Curso e workshop: você sabe qual a diferença entre eles?

Eventos corporativos são uma ótima estratégia para valorizar colaboradores, estimular a produtividade e fortalecer os bons resultados da empresa. E conhecer bem seu público e o objetivo do encontro que você está promovendo é o primeiro passo para organizar um evento de sucesso, ainda mais quando o seu propósito é educação ou qualificação profissional.

É fundamental, por exemplo, saber a diferença entre curso e workshop, dois tipos de treinamentos parecidos, mas com finalidades diferentes. Por isso, neste post explicamos um pouco mais sobre essas duas modalidades, e como as características de cada uma podem impactar na sua organização e planejamento.

Continue a leitura para saber mais:

Curso e workshop: eventos com objetivos definidos

Tanto o curso quanto o workshop têm o objetivo de treinar e qualificar uma equipe, ou determinadas pessoas.

É preciso destacar que, quando se organiza um evento desse tipo, o resultado esperado é de que os profissionais treinados saiam da imersão com capacidade de entendimento do que aprenderam. Assim, a diferença entre um e outro está nos detalhes. Confira:

Características de um curso

É mais teórico

O curso tem a finalidade de apresentar um conhecimento a alguém, para que essa pessoa obtenha formação e qualificação na área estudada a fim de aplicá-la posteriormente. Ele pode ter aplicações práticas, mas não é seu objetivo.

Geralmente, o curso é dado por alguém com formação acadêmica no campo do assunto a ser desenvolvido.

Tem maior duração

Como o curso exige um aprofundamento maior, costuma também ter maior duração, durando semanas ou até meses.

Deve acontecer em um local confortável

O profissional que está oferecendo o curso precisa se sentir confortável para repassar os conteúdos sem maiores preocupações. Portanto, ao organizar um evento desse tipo você precisa encontrar um local que ofereça boa iluminação e estrutura para apresentações de slides (caso o instrutor peça), além de ser silencioso.

Já para quem está assistindo ao curso, é fundamental oferecer cadeiras confortáveis e mesas de apoio para anotações.

Características de um workshop

É mais prático

O workshop geralmente ocorre por meio de um ou mais facilitadores, que expõem suas ideias e convidam o grupo a uma prática. O grupo, então, discute entre si e apresenta suas conclusões.

Em um workshop sobre liderança, por exemplo, poderia ser apresentado um problema em que a liderança estivesse com dificuldades, e os times teriam que trazer proposições para resolver essa situação.

Ocorre em apenas um dia

A finalidade desse tipo de evento é oferecer uma vivência prática e específica do que está sendo ensinado. Por isso, os workshops duram, no máximo, um dia e ocorrem em um período de quatro a oito horas.

Precisa de materiais específicos

Como o workshop é, obrigatoriamente, uma atividade prática, você precisará de materiais específicos. Podem ser mesas de grupo separadas, cartolinas, folhas de papel, canetas, expositores de slides, computadores, entre outros. Alinhe com o facilitador todos esses itens e planeje-se para não faltar nada no dia.

Bom, como vimos, a diferença de organização entre curso e workshop está nos detalhes.

O fundamental é manter a organização, direcionar a divulgação com eficácia e contar com a ajuda de bons profissionais de mercado. Além de escolher um espaço que atenda às necessidades específicas dos treinamentos!

Enfim, o que você achou deste conteúdo? Quer encontrar outros artigos interessantes sobre eventos corporativos? Então aproveite para nos seguir nossas páginas nas redes sociais: Casa Aragon e Castelo Aragon!

Entenda como definir o orçamento de seu evento de forma eficaz​

Produzir um orçamento de evento com eficiência é um exercício de planejamento e organização. Se o budget não for bem detalhado e ordenado, aumentam as chances de o evento não dar certo ou não atingir os resultados esperados. Por isso, neste post, elencamos quatro tópicos fundamentais para elaborar um orçamento eficaz. Continue a leitura e confira nossas dicas:

Defina o perfil do evento

O primeiro passo é estabelecer a verba geral, isto é, quanto, no total, você tem para gastar. Isso só é possível quando o perfil do evento é definido. Você está produzindo um congresso, uma rodada de negócios, um encontro entre palestrantes, workshops gratuitos? É importante pensar nisso, porque cada formato demanda uma série de gastos específicos.

Palestras, por exemplo, exigem que você separe uma parte da verba para o cachê dos conferencistas. Treinamentos demandam que o espaço escolhido tenha salas equipadas. Faça um briefing detalhado e entenda os resultados que deseja alcançar.

Organize as demandas do evento

Quando o perfil estiver definido, organize, em uma tabela, todas as demandas, preferencialmente, separadas por setor. Por exemplo, em “Funcionários”, você coloca “garçons, recepcionistas, diaristas, manobristas” etc. Quanto mais detalhada sua organização, mais abrangente será sua visão geral do evento, o que confere a você propriedade para reorganizar o orçamento caso necessário.

Lembre-se sempre de ter uma margem de gastos um pouco menor do que a verba disponível, dessa forma, caso ocorra algum imprevisto, é possível fazer manobras para tirar dinheiro de uma área e colocar em outra, mais importante.

Destine a verba conforme as prioridades

Todo evento tem prioridades, e não é errado levar isso em conta na hora de alocar a verba. Se você estiver produzindo um show, por exemplo, o artista e o som são os mais importantes. Se é uma conferência internacional, os palestrantes são fundamentais para que o evento, de fato, aconteça.

Identifique quais são os pontos-chave do que você está produzindo e concentre os esforços financeiros nessas áreas. Também é importante ter caixa suficiente para gastos iniciais. Alguns itens você deve pagar antes (ou deixar sinais, por exemplo). Outros, poderá quitar depois.

Pesquise e negocie com fornecedores

Antes de estimar preços, pesquise valores de mercado. Ligue para os fornecedores, informe-se sobre os preços reais, compare os valores levando em conta também os prazos de entrega, as formas de pagamento, as vantagens e, especialmente, a qualidade do produto ou do serviço.

Depois disso, vá para a negociação. Não tenha vergonha de pechinchar, buscar o melhor preço ou pedir um desconto razoável. Isso também faz parte de um orçamento de evento eficaz.

Elaborar um orçamento de evento é uma tarefa que demanda tempo, energia e organização. É fundamental ter conhecimento profundo sobre o perfil do evento, as demandas específicas que devem ser atingidas, os resultados almejados com sua realização e a verba geral necessária para que ele se torne realidade. Dedicar-se ao orçamento pode ser a diferença entre um evento ruim e um de sucesso, além de posicionar você profissionalmente no mercado.

O que achou das nossas dicas? Tem alguma experiência com planejamento de orçamentos para eventos? Conte para a gente nos comentários!

Já planejou o calendário de eventos corporativos da sua empresa?

Eventos corporativos são fundamentais para qualquer empresa, portanto, é fundamental pensar neles com antecedência. O planejamento de um calendário para todo o ano ajuda a manter as demandas sob controle, sem correria.

Essa organização permite aos gestores definir tudo que pretendem para esses eventos sem que falte nenhum recurso, seja ele em relação a um bom espaço físico ou, por exemplo, aos cursos que serão oferecidos aos colaboradores.

O post a seguir mostrará como planejar um calendário anual com muita eficiência, antecipação e sem permitir que nada falte. Confira!

Defina quais datas são passíveis de eventos

Toda empresa tem um calendário de eventos corporativos imprescindíveis, que podem ser relacionados ao segmento da organização, a comemorações externas importantes à atuação da empresa ou datas comemorativas comuns à sociedade. É importante não se esquecer de nenhum dia!

Com essas datas, organize um calendário corporativo, pensando no que será feito em cada uma desses momentos, definindo possíveis eventos e o que será necessário para que tudo aconteça da maneira desejada.

Pense em cursos e workshops aos funcionários

A qualificação dos colaboradores é imprescindível para que eles estejam sempre preparados para entregarem o desempenho que a empresa espera deles. Dessa forma, a organização também pode ser responsável, oferecendo cursos, palestras, treinamentos e workshops.

Sendo assim, é fundamental buscar fechar com antecedência eventos desse tipo em datas especiais, fazendo com que os colaboradores sejam direcionados a trabalhar em seus conhecimentos. A contratação antecipada também pode resultar em bons descontos.

Defina um fornecedor único e parceiro da empresa

Esses eventos precisarão de uma série de serviços, então, é importante fechar com parceiros que oferecem o que for necessário à empresa antecipadamente. Assim é possível, com um fornecedor único, conseguir preços bem abaixo dos praticados no mercado, já que há uma relação de fidelidade.

Dependendo do porte da empresa, é possível conseguir até mesmo gratuitamente o fornecimento dos produtos como uma forma de publicidade aos colaboradores. Se a sua firma se encaixa nesse quadro, não hesite em buscar parcerias desse tipo antecipadamente.

Reserve um espaço adequado para eventos corporativos

Seja para a festa de fim de ano ou eventos corporativos, é imprescindível ter um local adequado e que ofereça a melhor experiência possível aos colaboradores, de acordo com o que a empresa pensou. Sendo assim, reserve um local que cumpra com todos os requisitos.

Certifique-se de que o ambiente possua boa infraestrutura, estacionamento, opções de acessibilidade, refrigeração, equipamentos potentes de som e luz e tudo mais que for necessário para que o evento aconteça da melhor forma e sem imprevistos.

Os eventos corporativos fazem parte da agenda de compromissos de uma empresa, sendo fundamental que eles aconteçam da melhor forma. Seguindo as dicas deste post é possível montar um calendário eficiente, ainda no início do ano, para que tudo seja cumprido da maneira correta.

Gostou de saber um pouco mais sobre esse assunto? Você tem acesso a mais conteúdos interessantes como este nos seguindo em nossas páginas nas redes sociais: Facebook Castelo AragonFacebook Casa Aragon e LinkedIn.