Organizar um evento corporativo não é uma tarefa simples. Para que tudo ocorra perfeitamente, contar com um bom planejamento é fundamental. Existem alguns detalhes na organização de eventos que não podem ser esquecidos, porém, nem sempre é possível lembrar de tudo, não é mesmo?

Nesse contexto, o checklist eventos é uma ferramenta que tem sido muito utilizada para listar os itens essenciais para garantir o sucesso do evento.

As características do checklist (ou lista de verificação) podem variar de acordo com o tipo de evento e, assim, sofrer algumas alterações. No entanto, independentemente das particularidades que pode apresentar, ele é, de fato, extremamente útil para assegurar que todas as atividades sejam realizadas dentro do prazo e que nenhum detalhe importante seja esquecido.

Objetivos

A primeira coisa que precisa ser definida é o objetivo da empresa com esse evento. Assim, você conseguirá planejar as ações com foco nos resultados. Em seguida, adicione o nome, a data e o local de sua realização. Além disso, você deve saber o número total de pessoas. Dessa forma, ficará mais fácil planejar as ações, fazer orçamentos etc.

Divida seu checklist em categorias para ter controle sobre todas as áreas, distribuindo tarefas separadamente para as equipes. Nessa parte, inclua tudo o que será necessário para executar o evento, desde os contratos até as ações pós-evento.

Contratos e documentos

A realização de um evento corporativo depende, entre outros fatores, do trabalho de vários fornecedores. Sendo assim, é fácil esquecer quem já assinou ou não o contrato. Por isso, uma das categorias do seu checklist de eventos deve ser “contratos e documentos”.

Para não ter imprevistos ou, até mesmo, prejuízos devido à falta de um contrato, liste todos e confira atentamente se ele já foi enviado, se está realmente assinado pelas partes e a data da assinatura. Após a conferência, arquive todos em uma pasta ou local seguro e de fácil acesso.

A seguir, monitore os prazos e pagamentos de fornecedores. Defina, com cada um deles, o horário de chegada e entrega no evento. Anote essas informações em sua lista.

O mesmo deve acontecer com os pagamentos a serem realizados. Afinal, esquecer um pagamento pode comprometer todo o evento, causando o descumprimento de horários e serviços.

Estrutura

A categoria “estrutura” é fundamental, pois, nela será incluído todo o esqueleto, isto é, a base do evento. Entram nessa etapa itens como mesas e cadeiras, iluminação e sonorização, decoração e itens de segurança.

Nessa parte do checklist você pode colocar, também, materiais de apoio, tais como cestos de lixo, rádios de comunicação, lista de convidados etc.

Além disso, o organizador deve se preocupar com o ambiente no qual o evento acontecerá. Em determinadas situações, é essencial que o espaço ofereça refrigeração, garantindo o conforto dos participantes.

Não se esqueça de incluir no checklist a verificação e o teste do sistema de ar condicionado e os geradores (se for o caso). Verifique se há a possibilidade de disponibilizar acesso Wi-Fi para os convidados e os profissionais que atuarão no evento.

Profissionais

Essa categoria pode ser chamada, também, de “recursos humanos”. Nela, você deve listar os profissionais que deverão ser contratados, como recepcionistas, mestre de cerimônias, palestrantes, fotógrafos, cinegrafistas, garçons, seguranças etc.

Ao contratar colaboradores, inclua no checklist todas as informações pertinentes a esses fornecedores: nome da empresa, responsável, contatos (e-mail e telefone), entre outros dados pertinentes. Quanto mais informações reunir com esses profissionais, mais fácil será contatá-los quando necessário.

Divulgação

Embora algumas pessoas, infelizmente, não confiram a devido importância à divulgação, trata-se de um aspecto essencial para o sucesso de um evento corporativo e, portanto, deve ser adicionada ao checklist.

Essa categoria compreende a produção de convites, o contato com assessoria de imprensa e demais medidas relevantes para a sua promoção, tais como fotos, vídeos e materiais gráficos. Além disso, os crachás devem ser providenciados, facilitando a organização dos participantes.

Hospedagem e transporte

Caso o seu evento conte com profissionais e convidados de outras cidades, é fundamental incluir essa categoria em seu checklist. Faça parcerias com hotéis e, se possível, opte por acomodações próximas ao evento, facilitando o deslocamento dos envolvidos.

Se isso não for possível, ofereça veículos para transportá-los de suas acomodações até o espaço do evento. Alguns hotéis oferecem serviços de translado. Verifique essas informações com antecedência e simplifique o seu trabalho.

Alimentos e bebidas

Assim que souber o público estimado, poderá organizar e definir a quantidade de alimentos e bebidas necessários para o evento. Guarde uma cópia do cardápio e do menu de bebidas, verifique o que o buffet dispõe e o que precisa ser providenciado, como louças, talheres, taças e, até mesmo, fogões e freezers.

Se houverem pessoas de outras cidades hospedadas, confira se elas terão todo o suporte para as refeições durante os dias do evento. Caso contrário, inclua essa tarefa em sua lista para que todos saiam satisfeitos do evento.

O organizador também deve se preocupar com os brindes, logo, eles também entram em seu checklist. Defina qual será o brinde para seu evento e a quantidade necessária. Faça orçamentos e garanta que seu fornecedor entregará o pedido no prazo correto.

Evite surpresas e peça amostras do brinde, assim você confere o material e pode ficar tranquilo. Além disso, lembre-se que, no dia do evento, os brindes precisam de suporte. Estabeleça onde ficarão e qual equipe fará a entrega dos mesmos.

As atividades pós-evento também devem entrar no planejamento. Adicione tarefas como agradecimentos aos participantes, disparo de fotos e vídeos do evento (se houver) pesquisa de satisfação, entre outros. Essas ações são muito importantes e causam impactos positivos mesmo após alguns dias do evento.

Lembre-se de que, para gerar bons resultados, é indispensável usar e atualizar constantemente as informações. Afinal, de adiantará criar uma lista se todas as tarefas não forem acompanhadas de perto.

Sem dúvidas, o checklist eventos corporativos é uma ferramenta poderosa para planejar e acompanhar o andamento das atividades. Como mencionado, ele garante que todos os elementos fluam como planejado, evitando surpresas durante o dia do evento.

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