Eventos corporativos costumam ser uma vitrine importante para as empresas, e é por isso que é fundamental garantir o sucesso desses encontros. Eles são uma oportunidade única de aproximar colaboradores, encantar clientes, e encontrar parceiros do negócio. Por isso, neste post, elencamos uma lista completa dos erros mais comuns na organização de eventos corporativos. Confira a seguir!

Não definir o objetivo do evento

Sabe aqueles eventos com diversas atividades desconexas, com palestras cujos temas não conversam entre si, e com públicos variados? Eles pouco parecem eventos corporativos, e mais aparentam ser um encontro sem foco ou organização. Isso não é prejudicial apenas para a imagem da empresa que está propondo o evento, mas também atrapalha o entendimento dos convidados sobre o que a organização quer comunicar.

Para evitar este tipo de erro, tenha em mente qual é o objetivo do evento desde a primeira etapa (concepção) até o feedback final. Ao longo dos dias anteriores, lembre-se de checar se a meta está sendo cumprida. Se o objetivo é melhorar a percepção dos colaboradores, por exemplo, faz mais sentido trazer o presidente da empresa para uma conversa descontraída, ou um palestrante de fora que pouco sabe sobre o clima organizacional? Pense nisso!

Dispensar um planejamento acurado

Definido o objetivo, é hora de colocar no papel tudo o que será necessário para o evento. Pense em tudo mesmo, inclusive em detalhes que não aparentam ser tão importantes, mas que, no dia, fazem toda a diferença. Não confie apenas na sua cabeça, por maior que seja sua experiência na organização de eventos corporativos.

Coloque tudo em um papel: local, decoração e iluminação, estrutura, som, alimentação, móveis, internet, locomoção, hospedagem (caso seja necessário), entre outros itens. Mantenha uma planilha organizada, com o prazo de cada item, o custo, o orçamento disponível, o status (entregue ou em espera, por exemplo).

Esquecer de fazer um cronograma

Mesmo que o prazo para o planejamento esteja apertado, não dispense o uso de um cronograma. Eles são uma ferramenta importante para manter sob controle todos os seus deadlines.

Uma boa alternativa é deixar esse arquivo em um diretório aberto, como a nuvem, por exemplo. Assim, você pode acessá-lo de qualquer lugar, inclusive durante negociações com fornecedores, e estabelecer os melhores prazos para entrega.

Outro ponto importante: pense em tudo o que você pode antecipar. Se você vai distribuir folhetos, marque a entrega deles para uma semana antes do evento, em vez de apenas um dia. Caso o fornecedor atrase, você ainda tem uma margem confortável de tempo para contornar a situação.

Economizar na alimentação ou no sistema de som

Um erro muito comum durante a organização de eventos corporativos é achar que a alimentação é um componente secundário. Pelo contrário, é fundamental oferecer alimentos de boa qualidade, gostosos, bem apresentáveis e de procedência confiável. Imagine um workshop onde todos os participantes começam a passar mal por causa da comida? Esse é um risco que nenhum produtor de eventos pode correr.

O mesmo vale para os sistemas de som e vídeo. Se você está planejando um evento com ciclos de palestras, os microfones, a acústica, os computadores e outras ferramentas utilizadas pelos participantes precisam estar funcionando muito bem.

Direcionar a divulgação para públicos que não são o seu

Quem você quer alcançar? Qual o público que está presente na definição do seu objetivo, quando você pensou nos resultados que quer atingir com o evento? É fundamental ter isso em mente durante toda a gestão do planejamento. Como você vai fazer com que as informações sobre o evento cheguem até esse público?

Apenas estar presente nas redes sociais não garante uma comunicação certeira. É preciso identificar quais são as ferramentas utilizadas pelo seu público. Eles preferem receber informações por e-mail, em um panfleto, em um convite personalizado? Se você souber onde encontrar seu público, a divulgação se tornará muito mais efetiva.

Utilizar fornecedores que não são de confiança

Tenha uma lista de fornecedores de confiança, aqueles com os quais você sabe que pode contar, e que podem inclusive quebrar algum galho para você caso seja necessário. Se preferir, busque um fornecedor único, com boa reputação no mercado.

Caso você queira inovar e contratar um fornecedor novo, busque referências de como é o trabalho dele, fale com clientes antigos, observe as entregas com antecedência, caso seja possível no caso de alimentos, por exemplo, vale fazer provas antes do evento.

Não encarar o evento como um projeto

A gestão do evento corporativo só funciona se você encará-lo como um projeto, ou seja, como um empreendimento que precisa de planejamento prévio, ferramentas de gerenciamento e resultados mensuráveis. Mesmo que você esteja a bastante tempo no mercado, encare cada evento como uma nova oportunidade de demonstrar suas habilidades.

Estabelecer métricas também é importante. Fazer uma pesquisa de satisfação pós-evento, por exemplo, pode ser uma alternativa bacana. Definir metas específicas dentro do objetivo maior do evento também  É interessante pensar em opções de ferramentas que consigam responder se o objetivo inicial do evento foi alcançado.

Fazer tudo sozinho

Por menor ou mais simples que o evento pareça ser, você sempre precisará lidar com uma diversidade ampla de tarefas. Não tente fazer tudo sozinho. Além de você se sentir sobrecarregado, provavelmente terá menos tempo para se dedicar aos detalhes em cada uma das etapas do projeto.

Aprenda a delegar funções. Estabeleça um time fixo para cuidar das tarefas relacionadas ao evento. Deixe claras, em uma planilha disponível a todos, quais são as atividades de cada um. Assim, você conseguirá gerenciar a equipe de forma integrada, reduzindo os riscos de erros.

Não trazer novidades

Se o seu evento é igual todos os anos, alguma coisa está errada. Mesmo que você tenha encontrado uma boa estratégia de organização, é importante ter criatividade.

O público quer ter surpresas agradáveis, ver inovação, e se sentir parte do que está acontecendo no ambiente. Para oferecer essa experiência, fique ligado nas tendências do setor de eventos, nas novidades que podem ser aplicadas no seu evento e para os seus convidados.

Vale lembrar que toda inovação precisa ter a ver com a temática do evento, e, é claro, com o objetivo (viu como ele aparece em várias etapas do planejamento?). Também não é bacana inovar apenas por inovar, e trazer atrações que não tenham nada a ver com o seu público ou que não agregam valor real à imagem da empresa.

Não utilizar a tecnologia a seu favor

O que a tecnologia pode fazer para impulsionar ainda mais seu evento? Elabore estratégias para utilizar essas variáveis como agregadoras do seu projeto.

Por exemplo, se você sabe que seu evento terá repercussão entre o público interno, incentive os colaboradores a utilizarem as redes sociais, a compartilharem informações, a trocarem contatos entre si por meio dessas ferramentas. O marketing orgânico será muito maior e mais eficiente.

O mesmo vale para as estruturas do evento. Se o espaço não conta com salas muito grandes, por que não investir em telões de alta definição? Alguns congressos já utilizam sistemas de isolamento e tratamento acústicos para que dois palestrantes possam, por exemplo, se apresentar ao mesmo tempo em um mesmo espaço. Busque soluções que possam facilitar o dia a dia do evento.

Atrasar o credenciamento

O credenciamento é a apresentação do seu evento corporativo. Se você atrasar esse momento, os convidados ficarão com uma primeira impressão negativa, e isso pode marcar a percepção deles sobre o evento inteiro. O mesmo vale para desorganização ou falta de estrutura na hora de credenciá-los.

Certifique-se de que você tem postos de atendimento suficientes para não atrasar os credenciamentos. É importante lembrar de alguns pontos: os convidados chegarão todos no mesmo horário ou não? Existem categorias diferenciadas de convites, ou tipos de entrada? Palestrantes ou convidados VIP precisam se cadastrar? Leve tudo isso em consideração para evitar constrangimentos.

Esquecer de fornecer informações importantes

Os participantes têm de ter acesso a todas as informações indispensáveis à realização do evento: horário, local, como se deslocar, preço, participantes, entre outras. Isso é básico.

Mas, para além disso, é fundamental fornecer informações no dia do evento: onde encontrar banheiros, como se deslocar, quais são os documentos necessários para a entrada no evento e qual a senha do wi-fi. Isso mostra preocupação com o conforto dos convidados e também facilita as suas atividades ao longo do evento.

Não incentivar o networking

Outro erro aparente nos eventos corporativos é não dedicar parte da programação para rodadas de networking. Em muitos casos, os produtores deixam para que os convidados troquem conversas e contatos apenas em horários de intervalo, ou durante os coffee breaks.

Na realidade, é fundamental estabelecer espaços e horários para networking dentro do programa original. É uma maneira de estimular os executivos, clientes, fornecedores e outros convidados presentes a estabelecer conexões reais, pois eles se sentirão confortáveis o bastante para isso.

Não ser pontual com a programação

Pior do que atrasar o cadastramento é não ser pontual com a programação. Os convidados dedicaram tempo do dia deles para comparecer ao encontro, então o ideal é manter todas as atividades em seus respectivos horários.

Imprevistos podem acontecer, é claro. Um palestrante pode perder seu voo e atrasar. Neste caso, avalie a situação e estabeleça prioridades: é melhor atrasar todo o evento e esperar por esse convidado, ou seguir a programação normalmente? Não há fórmula mágica para responder a essas questões. É preciso prestar atenção ao que o público espera e decidir de acordo com o que vai melhor satisfazê-lo.

Demonstrar nervosismo ao resolver problemas

Parte do sucesso de um evento corporativo está em saber ter jogo de cintura. Se você planejou corretamente desde o início, as chances de algo sair errado são bem pequenas. Em todo caso, problemas podem aparecer a qualquer momento, por isso, esteja preparado.

Ao se deparar com uma situação não prevista, respire fundo e tente se afastar emocionalmente. Elabore uma linha de raciocínio que permita encontrar uma solução rápida, eficaz e com menos danos possíveis. Assim que encontrá-la, procure resolver tudo com naturalidade. Ao demonstrar nervosismo, você passa insegurança aos convidados e clientes.

Deixar o erro aparecer para o público

Eventos corporativos geram diversidade de impressões. A que mais importa é a do público. Por isso, se houver qualquer erro, resolva nos bastidores. Não faça alardes, evite comunicar o imprevisto a pessoas que não estão diretamente ligadas a ele ou que não podem resolvê-lo.

Se for inevitável controlar a percepção do público, seja transparente. Em alguns casos, é melhor ser franco para evitar aparentar que você está “acobertando” algo. Por exemplo, se o serviço de refrigeração de uma sala estragar, seja claro, avise a todos os participantes e busque uma solução. Pode ser trocar de sala, reorganizar a programação, etc.

Não avaliar o feedback

As métricas servem para medir a avaliação do seu evento. Não adianta elaborar relatórios para que eles fiquem esquecidos em uma pilha de papel. Busque feedbacks para as ações que você planejou, escute as reclamações (mesmo que o evento esteja perfeito, não há como agradar a todos), entenda as críticas e anote essas informações para a organização dos próximos encontros.

Você também pode e deve escutar o feedback da sua equipe, dos fornecedores, de quem trabalhou ao seu lado na construção do conceito do evento. E, é claro, sempre buscar o feedback do cliente.

Cortar o contato com os participantes

Os convidados do seu evento são potenciais participantes de eventos futuros. Mantenha contato com eles! Trace uma estratégia de comunicação que os faça lembrar do seu evento, da empresa que proporcionou o encontro, dos acontecimentos relevantes ao longo da programação.

Peça sugestões de como os próximos eventos podem ser melhorados, busque propostas inovadoras para as atividades realizadas, entre outras. Faça com que os participantes lembrem-se do sucesso do seu evento. Eles provavelmente gostarão de voltar aos próximos!

Planejar a organização de eventos corporativos não é uma tarefa fácil, mas pode ser bem executada com foco no objetivo do evento e a ajuda dos fornecedores certos!

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